Jak zarejestrować spółkę w systemie S24?

Czym jest S24?

Jest to system teleinformatyczny, który pozwala na zawiązanie i rejestrację Spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym przy wykorzystaniu wzorca umowy. W ten sposób można założyć spółkę on-line. Spółki jakie można założyć poprzez system: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka jawna, spółka komandytowa oraz prosta spółka akcyjna.

Generalnie sama instytucja tego systemu ma na celu ułatwienie i przyspieszenie procesu rejestracji spółki poprzez internet, co ma trwać znacznie szybciej, natomiast mogą Państwo po drodze napotkać parę czynników, które znacznie wydłużą proces rejestracji Spółki.

Większość dokumentów jest generowana poprzez system, ale jest kilka dokumentów, które musimy załączyć samodzielnie. W przypadku braku załączenia wszystkich wymaganych dokumentów lub wystąpienia jakiegoś błędu proces może się znacznie wydłużyć.

Założenie konta w portalu eKRS

W pierwszej kolejności wspólnicy muszą założyć konto w portalu S24. Spółkę można założyć także przez pełnomocnika. Jeden wspólnik/pełnomocnik może przygotować wszystkie dokumenty, a następnie dokumenty są podpisywane odpowiednio przez Zarząd. W przypadku podpisu istotnym jest fakt, że podpis może zostać złożony (zgodnie z informacją stronie na gov.pl) za pomocą podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego, czy podpisu osobistego (e-dowód).

Wchodząc w portalu w zakładkę „Moje przedsiębiorstwa” klikamy przycisk „Dodaj przedsiębiorstwo”.

W tym kroku musimy utworzyć nazwę Spółki, jej formę prawną i siedzibę. Można także dodać opis (nie jest to krok wymagany). W tej zakładce znajduje się także przycisk „Udostępnij” – przycisk ten umożliwia udostępnianie tworzonego przedsiębiorstwa innej osobie np. wspólnikowi czy pełnomocnikowi. Osoba, która tworzy spółkę może również zarządzać uprawnieniami jakie nakłada na osobę, której udostępnia dany podmiot. Udostępniając, wpisuje się e-mail osoby, której chcemy udostępnić; jest to e-mail przy pomocy którego dana osoba jest zarejestrowana do portalu.

Dokumenty generowane w systemie

Kolejnym krokiem jest dodawanie odpowiednich dokumentów. Najważniejszym z nich jest oczywiście umowa czy statut spółki. Tworzenie dokumentów umożliwia przycisk „Nowy dokument”. Niniejszy post jest tworzony w oparciu o rejestrację spółki z o.o., zatem będę się posługiwała nazwą Umowa.

Umowa jest tworzona za pomocą wzorca, zatem zadanie jest nieco ułatwione. W umowie musimy po prostu wybierać odpowiednie pola, które odpowiadają naszej Spółce. Tworząc umowę mamy po kolei wymienione kroki, jakie należy przejść, aby wypełnić całą Umowę. Kroków jest 6 plus podpisy.
W podpisach wymienieni są wspólnicy, zatem wspólnicy podpisują Umowę np. profilem zaufanym.
W podpisie mamy zawartą datę, imię i nazwisko osoby podpisującej, informację, czy podpisuje Umowę
w imieniu własnym i złożony podpis.

Następnym dokumentem, który możemy wygenerować w ten sam sposób poprzez kliknięcie „nowy dokument”, jest oświadczenie o wniesieniu kapitału i lista wspólników. Te dwa dokumenty są podpisywane przez Zarząd.

Dodatkowym dokumentem, który można wygenerować w systemie, jest oświadczenie o udzieleniu pełnomocnictwa na podstawie art. 694 (3) par. 3(2) Kodeksu postępowania cywilnego [kpc], które to oświadczenie podpisuje pełnomocnik. Oświadczenie to wskazuje, że mocodawca udzielił pełnomocnikowi pełnomocnictwa procesowego na podstawie art. 87 kpc do złożenia wniosku o wpis podmiotu. W takim przypadku teoretycznie nie musimy dołączać do wniosku pełnomocnictwa udzielonego na piśmie, natomiast ja, z ostrożności procesowej, poza dokumentem wygenerowanym automatycznie, załączyłam do wniosku dodatkowo skan pełnomocnictwa wraz opłatą od udzielonego pełnomocnictwa.

Dodatkowe dokumenty, które załączamy do wniosku

Dokumentami, które nie są generowane automatycznie w systemie, a które należy dołączyć są:

1. Oświadczenie, czy spółka jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy z dnia 24 marca 1920 r.
   o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców.
2. Lista adresów do doręczeń członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu.
3. Lista adresów do doręczeń osób reprezentujących spółkę, likwidatorów lub prokurentów.
4. Jeżeli dotyczy to oświadczenie o zgodzie na powołaniu do Zarządu.
5. Jeżeli dotyczy np. pełnomocnictwo do doręczeń.

Podpisywanie dokumentów

W portalu należy wszystkie dokumenty podpisać. Dokumenty powinny być podpisane przez odpowiednie osoby. Pojawia się często pytanie, co w przypadku tych dokumentów, które dołączamy w formacie pdf.: czy należy je najpierw podpisać i dokument ten zeskanować, wrzucić w portal i znowu podpisać?

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Generalnie powinno się to odbywać w ten sposób, że wrzucamy niepodpisany dokument w formacie pdf. i podpisujemy dokument elektronicznie. Natomiast
z ostrożności nie zaszkodzi po prostu wrzucić w portal już podpisany dokument w formacie pdf.
i podpisać go ponownie elektronicznie.

Jeżeli mamy podpisane wszystkie dokumenty, można przejść do dalszego etapu, czyli składania wniosku
o rejestrację podmiotu.

Do wniosku dołączamy wszystkie dokumenty, które muszą zostać wysłane do Sądu (poprzez przycisk „dodaj dokument”).

Następnie w kolejnym etapie będziemy musieli uzupełnić odpowiednie dane, czyli do którego Sądu kierujemy wniosek, czy członek zarządu nie jest zawieszony, przedmiot przeważającej działalności spółki, a wszystko to musi zostać podpisane i opłacone.

Wszystkie te elementy są widoczne w odpowiedniej kolejności przy rejestrowaniu spółki w tym systemie.

Mogą wystąpić różne problemy i sytuacje związane chociażby z problemami technicznymi, ale finalnie jest to szybszy sposób założenia spółki, chyba że zaistnieją pewne braki formalne wniosku.

Należy pamiętać, iż posiadane oryginały dokumentów należy posłać do odpowiedniego Sądu w terminie 3 dni od dnia wysłania wniosku o rejestrację Spółki.

W razie jakichkolwiek pytań czy Państwa doświadczeń w tym zakresie proszę o kontakt.