Podpis elektroniczny
Obecnie, to bardzo popularne rozwiązanie technologiczne, ponieważ nie ma konieczności osobistego stawiennictwa, aby podpisać daną umowę czy dokument.
Możemy rozróżnić zwykły podpis elektroniczny oraz kwalifikowany podpis elektroniczny.
Kwalifikowany podpis elektroniczny daje nam gwarancję prawną, że możemy go traktować tak samo jak podpis własnoręczny. Może go użyć tylko osoba, której podpis i certyfikat są własnością i zostały do niej przyporządkowane. Dzięki temu podpisowi możemy załatwić wiele ważnych spraw, do których załatwienia konieczny jest nasz podpis i to bez wychodzenia z domu!
Zapisy, których nie należy stosować w umowach zawieranych w formie elektornicznej
Zawierając większość umów w formie tradycyjnej (na piśmie) przyzwyczailiśmy się do umieszczania w umowach zapisów, które nie mają pokrycia w umowach zawieranych w postaci elektronicznej.
- Pierwszym przykładem jest sam nagłówek czyli „umowa zostaje zawarta w dniu….. w (miejscowość)”.
Nie ma konieczności zamieszczania takiego zapisu z tego względu, że umowa zostaje zawarta w dacie złożenia ostatniego z wymaganych podpisów. Przy każdym składanym podpisie widnieje data. W związku z tym, że każda z osób podpisuje umowę w formie elektronicznej, nie ma również podstaw, aby wskazywać miejscowość, w której umowa jest zawierana, ponieważ każda z tych osób może w momencie podpisywania umowy przebywać w innej miejscowości.
2. Drugim przykładem jest brak konieczności wskazywania osób, które podpisują umowę jako reprezentacja czy osoby działające na podstawie danego pełnomocnictwa, ponieważ często przy konstruowaniu umowy nie wiemy, kto ostatecznie będzie tę umowę podpisywał. Nie ma zatem konieczności wskazywania na początku umowy osób, które ją podpisują, a osoby te będą widoczne przy składaniu podpisów. Wtedy należy oczywiście zweryfikować, czy są to osoby, które były umocowane do podpisania danej umowy, np. w zakresie reprezentacji danej spółki, czy działały na podstawie konkretnego pełnomocnictwa.
3. Trzecim przykładem jest informacja, że „umowa została zawarta w formie pisemnej”. Umowa jest zawierana w formie elektronicznej, a takie zdanie może jedynie sugerować, że istnieje np. inna wersja umowy czy dokumentu w formie pisemnej – papierowej – a to na pewno wprowadzi kogoś w błąd.
4. Czwartym klasycznym przykładem jest zapis: „umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.” Zapis ten nie ma żadnego zastosowania w niniejszym przypadku, ponieważ nie ma tutaj mowy o egzemplarzu, jest to po prostu dany plik elektroniczny, który może być powielany.
5. Piątym przykładem jest zapis: „wszelkie zmiany umowne wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności”. Nie jest to błędny zapis, natomiast utrudni on zawieranie dalszych np. aneksów w formie elektronicznej. Lepszym przykładem byłoby użycie sformułowania: „Do dokonania jakichkolwiek zmian umownych wystarczy zachowanie formy dokumentowej”.
Elektroniczne podpisywanie umów jest obecnie bardzo popularnym i wygodnym narzędziem, zatem warto z niego korzystać i pamiętać, aby dostosować swoje umowy do nowszego sposobu ich zawierania.
W razie jakichkolwiek pytań zapraszam do kontaktu.
21 marca, 2023 Brak komentarzy