Ryczałt za pracę zdalną

Praca zdalna i ekwiwalent za jej wykonywanie

Jak już doskonale Państwo wiecie do Kodeksu Pracy wpisana została praca, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumienia się na odległość (praca zdalna).

Wobec powyższego na Pracodawcę zostało nałożone kilka obowiązków, w tym między innymi pokrycie kosztów pracownika związanych z:

• instalacją, serwisem, konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz
• pokrycie innych kosztów niż koszty określone powyżej bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu lub regulaminie.

Pracownikowi, który wykonuje pracę zdalną przysługuje z tego tytułu ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcę. Ekwiwalent ten może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Interpretacje Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej

W maju tego roku wydane zostały dwie indywidualne interpretacje Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej w zakresie obowiązków płatnika z tytułu ryczałtu wypłacanemu pracownikowi będącemu na pracy zdalnej.

(1) Z pierwszej Interpretacji wydanej w dniu 12 maja 2023 r. wynika, że pracodawca będzie wypłacał pracownikowi wykonującemu pracę zdalną nie mniej, niż trzy dni w danym miesiącu kalendarzowym uśrednioną, jednakową dla każdego pracownika wysokość ryczałtu. Kwota ryczałtu będzie uwzględniać normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Pracodawca nie będzie jednak wymagać od pracownika dokumentów dotyczących indywidualnych opłat za energię elektryczną bądź ww. kosztów usług telekomunikacyjnych ponoszonych przez pracownika.

Dyrektor Krajowej Izby Skarbowej wskazał, że ryczałt nie stanowi przychodu w rozumieniu ustawy o PIT, w tym nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, zatem nie ciąży na pracodawcy obowiązek obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.

(2) Z drugiej interpretacji wydanej w dniu 22 maja 2023 r. wynika, że pracodawca dopuszcza możliwość pracy zdalnej całkowitej lub pracy zdalnej w trybie hybrydowym. Pracodawca ustalił, że na pokrycie kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej przewiduje ryczałt w wysokości 3 zł brutto, za każdy dzień pracy zdalnej. Pracownicy nie będą zobligowani do przedstawienia faktur od zewnętrznych dostawców w zakresie poniesionych wydatków na ww. elementy. Ryczałt ten będzie wypłacany za każdy dzień pracy zdalnej na podstawie wniosku złożonego przez pracownika i zaakceptowanego przez przełożonego, który będzie potwierdzeniem wykonywania pracy zdalnej.

Dyrektor Krajowej Izby Skarbowej również w tym przypadku uznał, że ryczałt za pracę zdalną nie będzie stanowił przychodu podatkowego pracowników pracodawcy i nie będzie na nim spoczywał obowiązek płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych z tego tytułu.

Wydane interpretacje są bardzo ważne i korzystne dla pracodawców w zakresie rozwiania wielu wątpliwości związanych z ryczałtem za pracę zdalną dla pracowników.

Jeżeli ciekawią Państwa określone zagadnienia, to zapraszam do kontaktu.

Powyższe treści mają jedynie charakter informacyjny i nie stanowią w żadnym zakresie porady prawnej.