Time & Materials czy Fixed Price?

W szeroko rozumianej branży nowych technologii bardzo popularnymi modelami rozliczania się współpracujących ze sobą podmiotów są: „Time & Materials” oraz „Fixed Price”. Każdy z nich posiada własne cechy charakterystyczne, które dla jednych będą zaletą, a dla innych wadą. Czym charakteryzują się powyższe modele rozliczania się, jakie są ich wady i zalety oraz na który z nich się zdecydować?

Time & Materials

To wyrażenie stosowane w umowach dotyczących danego projektu, w których Zamawiający zgadza się zapłacić Wykonawcy wynagrodzenie obliczane na podstawie poświęconego przez Wykonawcę czasu oraz za zużyte przy realizacji projektu materiały. Umowa „Czas i materiały” jest często wykorzystywana przy projektach, w których nie jest możliwe precyzyjne oszacowanie wielkości projektu, czy też jego wymagań.

W przypadku zastosowania tego modelu rozliczania, rachunki/rozliczenia wystawiane są przez Wykonawcę w oparciu o stawki godzinowe robocizny, czyli tzw. roboczogodziny. Główną zaletą takiej metody rozliczeń jest elastyczność i możliwość dostosowania się do wymagań Klienta.

Wskazany model pozwala Klientowi na bieżące zaznajamianie się z realizacją projektu, wprowadzanie zmian i modyfikacji. Kiedy jako Zamawiający nie jesteś w stanie precyzyjnie określić zakresu projektu i chcesz skorzystać z pomocy Wykonawcy w tym zakresie, wówczas model „Time & Materials” wydaje się być rozsądnym wyborem.

Fixed Price

Rozliczanie w modelu „Fixed Price” polega na rozliczeniu się za projekt za z góry ustaloną przez Strony kwotę. Wykonawca jest zobowiązany do ukończenia projektu w ramach uzgodnionej ceny i terminu.

Wybór tego modelu jest korzystny w przypadku, kiedy stawki i ramy wykonania danego projektu są przewidywalne, a koszt nie ulegnie zmianie w trakcie realizacji projektu. Model ten jest często używany w przypadku mniejszych projektów w ograniczonym zakresie, kiedy mamy jasne wymagania, ustalone terminy i ograniczony lub stały budżet na wykonanie projektu.

Zalety modelu Time & Materials

• Szybkie wprowadzenie poprawek i dostosowanie projektu do oczekiwań Klienta.
• Określenie z góry stawki godzinowej za poświęcony czas na wykonanie projektu, wskazanie przez Wykonawcę używanych materiałów do wykonania projektu.
• Możliwość wygospodarowania dodatkowego czasu na wykonanie projektu zgodnie z oczekiwaniami Klienta.
• Kształtowanie projektu na bieżąco zgodnie z wymaganiami lub zmianami Klienta oraz potrzebami rynku.
• Swoboda negocjowania umowy.

Zalety modelu Fixed Price

• Możliwość kontroli Zamawiającego nad należną kwotą dla Wykonawcy.
• Kontrolowanie i łatwiejsze zarządzanie kosztami firmy przez Zamawiającego w zakresie zatrudniania podmiotów zewnętrznych.
• Zapewnia stronom stabilność – może to być korzystny model dla małych przedsiębiorstw czy start-upów, które nie dysponują elastycznym budżetem.
• Zaplanowanie z góry całego projektu z możliwością uzyskania informacji przez Zamawiającego, kiedy projekt zostanie ukończony.

Wady modelu Time & Materials

• W przypadku braku określenia z góry limitu kosztów, czasu i materiałów może wystąpić problem z przekroczeniem budżetu, jaki posiadamy.
• Po stronie Zamawiającego może pojawić się problem z bieżącym śledzeniem ilości zużytego materiału, czy też rzeczywistego nakładu pracy koniecznego do wykonania danego projektu.
• Może wystąpić problem z Wykonawcą, który zużywa dużo więcej czasu, niż jest to konieczne do danego projektu – w tym przypadku konieczne stanie się negocjowanie Umowy.
• Może wystąpić problem z brakiem możliwości ustalenia ram czasowych dotyczących zakończenia projektu.

Wady modelu Fixed Price

• Brak elastyczności. W tym modelu występuje z góry określony zakres projektu i koszt, jaki możemy na dany projekt przeznaczyć.
• Mniejsze zaangażowanie Zamawiającego w projekt. Wszelkie uzgodnienia zostały poczynione na etapie zawierania umowy, co może prowadzić do mniejszego angażowania się Zamawiającego w projekt na etapie jego realizacji, a w konsekwencji efekt końcowy może okazać się nie do końca zadowalający.
• Brak elastyczności oraz sztywne ramy finansowe i czasowe mogą powodować konflikty.
• Po stronie Wykonawcy pojawia się ryzyko, że podczas konieczności dokonania zmiany w projekcie i potrzeby uzyskania wyższego wynagrodzenia – Zamawiający nie będzie w stanie tego zapewnić.

Jaki model wybrać?

Każdy ze wskazanych powyżej modeli ma swoje wady i zalety. Wybór najkorzystniejszego modelu zależy od biznesowych założeń Zamawiającego oraz od okoliczności i doświadczenia w zlecaniu danych projektów.

Wybór modelu „Time & Materials” prowadzi do płynnych relacji między stronami i daje możliwość dostosowania efektu końcowego projektu do oczekiwań i preferencji Klienta.

Jest odpowiedni dla:

• projektów długofalowych
• projektów bez określonych z góry wymagań
• projektów, które dostosowują się do potrzeb Klienta i rynku
• projektów z elastycznym budżetem

Wybór modelu „Fixed Price”, przy znajomości tematyki danego projektu, pozwala na uzyskanie finalnego produktu przy założeniu z góry ustalonej wyceny.

Jest odpowiedni dla:

• projektów z ograniczonym budżetem
• projektów z ograniczoną funkcją (małe projekty lub średnie)
• projektów, które mają być zrealizowane w ustalonym z góry czasie
• projektów, które mają uzgodnione poszczególne wymagania i funkcjonalności

Do finalnego wyboru modelu koniecznym jest indywidualne określenie ich mocnych i słabych stron.

Połączenie modelu Time & Materials oraz Fixed Price

W praktyce możliwe jest również połączenie wskazanych powyżej modeli, np. w fazie projektowania zastosować model „Time & Materials” ze względu na elastyczność w tworzeniu i możliwości wprowadzania zmian, natomiast na etapie rozwoju projektu można skorzystać już z modelu „Fixed Price”.

Możliwym jest także sporządzenie umowy ramowej przewidującej oba modele rozliczania się i uzyskanie elastyczności w składaniu zamówień na dane projekty, w zależności od oczekiwań Klienta.

Jeżeli posiadasz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące najlepszego dla Ciebie modelu, to zapraszam do konsultacji i skorzystania z pomocy w wyborze najlepszej opcji.