Nowelizacja KSH- organy nadzorcze spółek kapitałowych

Już od 13 października 2022 r. wejdzie w życie ustawa z dnia 9 lutego 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks Spółek Handlowych oraz niektórych innych ustaw. Jest to jedna z największych nowelizacji wspomnianej ustawy, która silnie wpłynie na funkcjonowanie spółek kapitałowych, czyli na spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, proste spółki akcyjne oraz spółki akcyjne.

Nowelizacja ustawy kodeks spółek handlowych:

• Wprowadzenie rozwiązania zwanego m.in. prawem holdingowym, regulującego stosunki między grupą spółek, w których występuje stosunek dominacji i zależności;
• Uregulowanie odpowiedzialności organów zarządczych spółek, a także samych spółek;
• Zmodyfikowanie uprawnień organów nadzorczych spółek;
• Doprecyzowanie sposobu obliczania kadencji organów spółek.

Uprawnienia organów nadzorczych

Nowelizacja kodeksu spółek handlowych rozszerza uprawnienia organów nadzorczych spółek kapitałowych oraz doprecyzowuje już istniejące.

Żądanie informacji

Rada Nadzorcza spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,  spółki akcyjne  w celu wykonania swoich obowiązków może badać wszystkie dokumenty spółki, dokonywać rewizji stanu majątku spółki oraz żądać od:

• zarządu,
• prokurentów,
• osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracę lub
• wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze

sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku.

Ustawa przewiduje, by wszelkie ww. informacje były przekazywane niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania, chyba że w żądaniu określono dłuższy termin.

Podobne rozwiązanie zostało przewidziane w przypadku prostych spółek akcyjnych, w których to podobne uprawnienia zyskują także dyrektorzy niewykonawczy.

Doradca rady nadzorczej

Rady nadzorcze zyskują możliwość wybrania doradcy rady nadzorczej, którego zadaniem jest zbadanie określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku. Co istotne, w przypadku spółek z o.o. taką możliwość musi przewidywać umowa spółki.

Doradca rady nadzorczej oraz osoba fizyczna, która wykonuje czynności w jego  imieniu lub na jego rzecz są zobowiązani zachować w tajemnicy wszystkie informacje, które nie mają publicznego charakteru informacji i dokumenty, które otrzymali od spółki. Obowiązek ten nie jest ograniczony w czasie.

W przypadku prostej spółki akcyjnej oraz spółki akcyjnej umowa/statut spółki może wyłączyć albo ograniczyć uprawnienie rady nadzorczej do zawierania umów z doradcą rady nadzorczej, w szczególności przez upoważnienie walnego zgromadzenia do określenia maksymalnego łącznego kosztu wynagrodzenia wszystkich doradców rady nadzorczej, który spółka może ponieść w trakcie roku obrotowego.

Umowę między spółką a doradcą zawiera rada nadzorcza i to ona w tym przypadku jest organem reprezentującym spółkę.

Komitet rady nadzorczej

Nowelizacja kodeksu spółek handlowych reguluje także możliwość powoływania przez rady nadzorcze stałych lub doraźnych komitetów składających się z członków rady nadzorczej, do pełnienia określonych czynności nadzorczych.

Skorzystanie przez radę nadzorczą z ustanowienia komitetu rady nadzorczej nie zwalnia jej członków z odpowiedzialności za sprawowanie nadzoru w spółce.

W nowelizacji taką możliwość przewidziano dla spółek z o.o. oraz spółek akcyjnych. W przypadku prostych spółek akcyjnych możliwość powoływania komitetów rady dyrektorów została przewidziana już wcześniej.

Warto pomyśleć, jakie komitety są w radach potrzebne? Przykładowo: Komitet do spraw audytu, ds. strategii komunikacji, ds. cyberbezpieczeństwa. Wszystko zależy od indywidualnych potrzeb Klienta.

Sprawozdanie rady nadzorczej

Na rady nadzorcze zostaje nałożony coroczny obowiązek sporządzania sprawozdania z działalności rady nadzorczej za ubiegły rok obrotowy.

1. W spółkach z o.o. rada nadzorcza składa sprawozdanie zgromadzeniu wspólników;
2. W prostych spółkach akcyjnych rada nadzorcza/dyrektorzy niewykonawczy składają sprawozdanie walnemu zgromadzeniu;
3. W spółkach akcyjnych rada nadzorcza składa sprawozdanie walnemu zgromadzeniu.

Co istotne, ustawa wskazuje obligatoryjne elementy sprawozdania z działalności rady nadzorczej tylko i wyłącznie w przypadku spółki akcyjnej:

• Wyniki ocen sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,
• Wyniki ocen wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty,
• ocenę sytuacji spółki, z uwzględnieniem adekwatności i skuteczności stosowanych w spółce systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, zapewniania zgodności działalności z normami lub mającymi zastosowanie praktykami oraz audytu wewnętrznego,
• ocenę realizacji przez zarząd obowiązków informacyjnych,
• ocenę sposobu sporządzania lub przekazywania radzie nadzorczej przez zarząd informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień zażądanych w trybie, o którym piszę wyżej w punkcie dotyczącym możliwości żądania informacji,
• informację o łącznym wynagrodzeniu należnym od spółki z tytułu wszystkich badań zleconych przez radę nadzorczą w trakcie roku obrotowego.

 Organom nadzorczym spółek z o.o. oraz prostych spółek akcyjnych ustawodawca daje swego rodzaju swobodę w sporządzaniu przedmiotowych sprawozdań.

Kluczowy biegły rewident

W sytuacji, gdy badanie sprawozdania finansowego spółki kapitałowej jest narzucone mocą ustawy, wówczas rada nadzorcza jest obowiązana (z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem) zawiadomić kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki, o terminie posiedzenia, którego przedmiotem są:

1)ocena sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy w zakresie ich zgodności z księgami, dokumentami i ze stanem faktycznym;

2) ocena wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty;

3) sporządzanie oraz składanie zgromadzeniu wspólników/walnemu zgromadzeniu corocznego pisemnego sprawozdania z wyników ocen, o których mowa w pkt 1 i 2, oraz pisemnego sprawozdania z działalności rady nadzorczej za ubiegły rok obrotowy (sprawozdanie rady nadzorczej).

W trakcie wspomnianego posiedzenia biegły rewident lub inny przedstawiciel firmy audytorskiej przedstawia organowi nadzorczemu sprawozdanie z badania, w tym ocenę podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynuowania działalności, oraz udziela odpowiedzi na pytania członków rady nadzorczej.

Podobne rozwiązanie ustawa przewiduje dla prostych spółek akcyjnych, przy czym za zawiadomienie biegłego rewidenta odpowiada rada dyrektorów lub jej komitet.

Transakcje z podmiotami powiązanymi

Dla spółek akcyjnych ustawodawca wprowadza wymóg uzyskania zgody rady nadzorczej na zawarcie transakcji ze spółką dominującą, spółką zależną lub spółką powiązaną, której wartość zsumowana z wartością transakcji zawartych z tą samą spółką w okresie roku obrotowego przekracza 10% sumy aktywów spółki ustalonych w ostatnim zatwierdzonym sprawozdaniu finansowym spółki. Przepis dopuszcza jednak możliwość wyłączenia konieczności uzyskania zgody rady nadzorczej, poprzez stosowny zapis w statucie spółki.

Przed podjęciem decyzji, o której mowa powyżej, zarząd spółki ma obowiązek przekazać radzie nadzorczej informacje o:

1.       firmie lub innym oznaczeniu stron transakcji,

2.       charakterze powiązań między spółką a pozostałymi stronami transakcji,

3.       przedmiocie transakcji,

4.       wartości transakcji,

5.       okolicznościach niezbędnych do oceny, czy transakcja jest uzasadniona interesem spółki.

Co ważne, w przypadku transakcji, których przedmiotem są świadczenia powtarzające się, spełniane na podstawie umowy zawartej na czas nieokreślony, za wartość transakcji uznaje się sumę świadczeń przewidzianych w umowie w pierwszych trzech latach jej obowiązywania.

W związku z nowelizacją ustawy Kodeks Spółek Handlowych przygotowane zostaną dalsze materiały w tym zakresie. W przypadku jakichkolwiek pytań pozostaję do dyspozycji.