Praca zdalna – co warto wiedzieć?

Od 07 kwietnia 2023 r. obowiązują nas nowe przepisy prawa pracy dotyczące pracy zdalnej oraz kontroli trzeźwości.

W pierwszej kolejności może zaczniemy od definicji czym w ogóle jest praca zdalna według nowych przepisów prawa:

Praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu, które wskaże pracownik, ale należy pamiętać, że miejsce to musi być każdorazowo wskazane przez pracownika i uzgodnione z pracodawcą. Możemy również podać kilka miejsc wykonywania pracy zdalnej. W przepisach znajdujemy odwołanie, że praca zdalna może być wykonywana w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość co oznacza, że nie jest to wymóg, aby tych środków używać przy wykonywaniu tego typu pracy.

Rodzaje pracy zdalnej

1. Całkowita praca zdalna – jest to praca wykonywana całkowicie w formie zdalnej.
2. Praca częściowa – tzw. hybrydowa – jest to praca wykonywana w sposób hybrydowy czyli np. 3 razy w tygodniu wykonujemy pracę w formie zdalnej, a 2 razy w tygodniu w siedzibie pracodawcy.
3. Okazjonalna – wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Podstawowe różnice pomiędzy pracą zdalną całkowitą/częściową a pracą zdalną okazjonalną

W przypadku, kiedy pracodawca przewiduje wprowadzenie w swoim zakładzie pracy, pracy zdalnej całkowitej lub częściowej powinien przygotować i wprowadzić odpowiedni regulamin lub porozumienie co do warunków związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Pracodawca powinien również zapewnić odpowiedni zwrot kosztów/ ryczałtu związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca ma również obowiązek zapewnienia pracownikowi wykonującemu prace zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej oraz zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem.

Natomiast w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej pracodawca nie ma obowiązku posiadania odrębnego regulaminu czy porozumienia co do wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej. Pracodawca nie ma także obowiązku zwrotu jakichkolwiek kosztów wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej przez pracownika. Pracownik ma prawo do wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej przez 24 dni w roku. Pracodawca nie ma też obowiązku zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną okazjonalną instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem.

Zakaz dyskryminacji

Pracownik, który będzie wykonywał pracę zdalną, nie może być w żadnym przypadku traktowany mniej korzystnie, niż pracownik, który nie wykonuje pracy w tej formie. Pracownik musi mieć zapewnione te same warunki w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej. Pracownik nie może być dyskryminowany również z powodu odmowy wykonywania pracy zdalnej.

Ponadto, pracodawca powinien takiemu pracownikowi umożliwić przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

Uzgodnienia w zakresie wykonywania pracy zdalnej

Uzgodnienia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem w zakresie wykonywania pracy zdalnej mogą nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Co do przypadku wykonywania pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia uzgodnienia te mogą być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika.

Wniosek ten może zostać złożone w formie papierowej lub elektronicznej.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej w określonych przypadkach:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej

– jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca może tez w każdym czasie cofnąć polecenia wykonywania pracy zdalnej, jednak musi się to odbyć z co najmniej 2- dniowym wyprzedzeniem. Pracodawca cofa wykonywania pracy zdalnej niezwłocznie w przypadku, kiedy zmieniły się warunki lokalowe i techniczne i pracownik nie ma możliwości wykonywania pracy zdalnej.

Obowiązki w zakresie bhp, oceny ryzyka zawodowego, ochrony danych osobowych

W związku z wykonywaniem pracy zdalnej pracodawca jest zobowiązany do określenia procedur dotyczących ochrony danych osobowych, ryzyka zawodowego oraz bhp.

Przed przystąpieniem pracownika do wykonywania pracy zdalnej pracownik musi złożyć odpowiednie oświadczenia o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego, oświadczeniem, że na stanowisku pracy zdalnej ma zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz informację zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązać się do przestrzegania tych zasad.

Kontrola pracy zdalnej

Pracodawca ma prawo przeprowadzenia kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bhp i przestrzegania wymogów bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym ochrony danych osobowych. Kontrola jest przeprowadzana w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika. Kontrola ta nie może w żadnym zakresie naruszać prywatności pracownika, który wykonuje pracy zdalnej ani innych osób czy utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w zależności od ich przeznaczenia.

Jeżeli pracodawca stwierdzi jakieś uchybienia co do wykonywania tej pracy zdalnej to zobowiązuje pracownika do ich usunięcia albo cofa zgodę na wykonywania pracy zdalnej przez konkretnego pracownika.

Pracownicy „uprzywilejowani”

Pracodawca zobowiązany został także do uwzględnienia wniosku pracownika tzw. uprzywilejowanego tj.:

1. pracownicy w ciąży,
2. pracownika wychowującego dziecko do 4 roku życia
3. pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, o wykonywanie pracy zdalnej

4. pracownika rodzica, którego dziecko posiada zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu

5. pracownika rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności

6. pracownika rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych

chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika

Jeżeli ciekawią Państwa określone zagadnienia, to zapraszam do kontaktu.

Powyższe treści mają jedynie charakter informacyjny i nie stanowią w żadnym zakresie porady prawnej.